Ab dem 01.01.2025 müssen alle landwirtschaftlichen Betriebe in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen. Die Umsetzung dieser Vorschrift stellt dich vor neue Herausforderungen. Sie bietet aber zugleich erhebliche Chancen, deine Rechnungsprozesse zu optimieren. Mit dem kostenlosen Softwarepaket MeinAcker sorgst du für eine effiziente Verwaltung deiner Rechnungen und bist so bestens für die Zukunft gerüstet.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine digitale Rechnung, die in einem strukturierten Format erstellt wird. Es gibt zwei Hauptstandards für E-Rechnungen:
- ZUGFeRD: Ein PDF-Dokument, das eine angehängte XML-Datei enthält. Diese XML-Datei speichert Metadaten zur Rechnung. Im Zweifelsfall sind die Daten der XML-Datei maßgeblich.
- X-Rechnung: Eine ausschließlich maschinenlesbare XML-Datei, die alle Rechnungsinformationen enthält. Sie ist für das menschliche Auge nicht direkt lesbar.
Eine PDF, das per E-Mail verschickt wird, ist keine E-Rechnung. Denn es fehlen die strukturierten Metadaten, die den Inhalt der Rechnung detailliert beschreiben. Ohne diese Metadaten handelt es sich lediglich um eine digitale Rechnung, aber nicht um eine E-Rechnung im Sinne der gesetzlichen Vorgaben.
Für wen gilt die E-Rechnungspflicht?
Die E-Rechnungspflicht gilt für alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe. Das schließt auch Kleinunternehmen und landwirtschaftliche Betriebe mit ein. Es gibt keine Ausnahmen von dieser Pflicht.
Was muss ich beim Empfangen von E-Rechnungen beachten?
Für das Lesen von E-Rechnungen wird ein digitales Dokumentenmanagementsystem benötigt, da die XML-Dateien nicht für das menschliche Auge lesbar sind. Beim ZUGFeRD-Format sind im Zweifelsfall die Metadaten der XML-Datei entscheidend. Daher empfiehlt sich auch hier eine Software, die diese Daten korrekt visualisieren kann. Zudem müssen laut den GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern) digital eingehende Rechnungen auch digital archiviert werden, was ein Dokumentenmanagementsystem erfordert.
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